Ontplofte mailbox?Met deze strategie krijg je direct de controle en rust terug! (+6 tips)

Een ontplofte mailbox, je kent het maar al te goed…
Maandagochtend, je kijkt er niet naar uit want het is elke eerste dag van de week weer hetzelfde. Een inbox die uitpuilt, waar geen einde aan komt als je eraan werkt en het leidt je zo af van je werk dat je veel minder gedaan krijgt dan je zou willen. Overweldigende gevoelens en frustraties. Moedeloos word je ervan!

We spenderen echt teveel tijd aan de e-mail, deze leidt ons ook veel te veel af van het werk en zo daalt je focus. Ben je vaak ’s avonds ook nog bezig alle mail weg te werken? Heb je het overzicht hierop al opgegeven? De mail zou geen last moeten zijn, houd die controle hierover! Dit kan anders!

Een ontplofte mailbox
Er is zoveel e-mail die kan binnenkomen, je inbox zit voller dan vol en daardoor zie je het overzicht niet meer. Daarbij kan e-mail erg verslavend zijn. Het bevat allerlei beloningen, complimenten en uitdagingen. En het is altijd een verrassing wat de uitkomst is. Dit vindt je brein erg aantrekkelijk. Het is ook een mooie afleiding want als je uit je concentratie bent is het aanlokkelijk naar je e-mail te kijken. Dit geldt ook voor whatsapp. Je hebt het idee dat je toch met werk bezig bent en productief bent. Niets is minder waar en dat weten we stiekem allemaal.

Ik ga je 6 simpele tips geven om efficiënter met je mail om te gaan zodat jij heel snel veel meer kan doen en energie krijgt voor je werkdag.

1. Inplannen van blokken voor focus en overzicht
Vanaf vandaag ga je het niet meer tussendoor doen. Plan vaste blokken in van 30 minuten over 3 verschillende tijdstippen in je werkdag. Bijvoorbeeld 9.30 – 10.00 uur, 12.00-12.30 uur en net voordat je klaar bent 16.30-17.00 uur. De rest van de tijd in je werkdag focus je op je andere werk.

2. Zet notificaties uit! Dit leidt alleen maar af.
Mail op de app kan heel handig zijn, alleen ook laagdrempelig. We zitten niet te wachten op overbodige prikkels. Zet meteen die notificaties voor de mail uit. Jij wil controle houden, dus jij kiest wanneer je je mail wil openen.

3. Nieuwe gewoonte aanleren
Als je de neiging hebt dat je naar je mail wil kijken buiten de afgesproken blokken, zorg dan voor een andere gewoonte, leer dit aan. Zoals een glas water pakken, rondje door het huis wandelen, verzin het maar. Het is een prikkel waar je niet aan wil toegeven.
Ook hoef je niet meteen de mails te beantwoorden. Leer die rust te vinden. Laat mensen merken dat je nog meer te doen hebt naast e-mails beantwoorden. Als je snel antwoord verwachten mensen dit steeds meer en komen er frustraties als dit een keer niet voorkomt.

4. Verdiep je eens in de software
Het programma zit vaak heel goed in elkaar en heeft meerdere functies. Gebruik dit! Plan tijd in om je software te leren kennen. Zo investeer je tijd, maar haal je deze tijd later makkelijk weer in. Gmail is een aanrader. Deze mail is ook verbonden met allerlei andere handige tools trouwens, zoals Google Drive, zodat je bijlagen zo kan opslaan. Kijk ook eens naar de sneltoetsen. Scheelt heel veel tijd!

5. Schrappen!
Schrijf je uit bij nieuwsbrieven die niet meer bij je passen. Maak aparte mappen waar je de mails naar sociaal kan zetten. Zo kan je al heel wat mail opschonen. Dit kan bij Gmail. Zo heb je meer overzicht. Maak een FAQ (veelkomende vragen met antwoorden) op je website. Dit zorgt ook voor minder vragen bij klanten zodat je uiteindelijk minder e-mails kan verwachten.

6. Doe alle mail in een aparte archiveer map en laat de afzender weten dat je het bericht gelezen hebt.
Laat in alle situaties aan de afzender weten dat je de mail hebt gelezen en dat je er z.s.m. mee aan de slag gaat en zeker voor de deadline als deze er is. Noteer die deadline ook in je agenda. Maak meteen een duidelijk actiepunt in je agenda zodat je meteen weet wat je moet doen. De mail hoef je dan ook niet meer te lezen.

Met welke tips ga jij direct mee aan de slag?

Ben je benieuwd hoe je echt aan de slag gaat met je e-mail opschonen zodat deze inbox nog maar 1 keer per dag hoef te controleren? Waardoor je zoveel meer rust en overzicht kan ervaren?

Ik verwijs je naar mijn cursuspagina waarin je je e-mailbox juist inzet, maar daarnaast ook grip krijgt in je agendabeheer en het goed inzetten van een slimme takenlijst. En nog heel veel meer! Ben jij er helemaal klaar mee? Onderneem actie en ik zie je snel!

Voor nu een hele fijne dag en tot snel!
Liefs Jeanine

Volg mijn reis met minimalisme op Instagram
Schrijf je in voor de Nieuwsbrief en ontvang allerlei leuke weetjes, aanbiedingen en nog veel meer!
Volg meer over minimalisme in de Ganbatte Podcast